Перевод статьи Using Dashboard-Based Business Intelligence Systems (by Owen P. Hall, Jr, PhD)
Если ссылка выше не доступна, то оригинал также можно прочитать в файле UsingDashboard.doc (формат - MS Word, 106 кб)

Подход, улучшающий производительность бизнеса

Применение: Дружественные пользователю интеллектуальные системы предприятия помогают увеличить организационное участие так же хорошо, как и улучшить конечный результат хозяйственной деятельности. 

Определение интеллектуальных систем предприятия

Интеллектуальные системы предприятия (Business Intelligence Systems - BIS) – это интерактивные компьютерные структуры и подсистемы предназначенные помогать лицам принимающим решения использовать коммуникационное технологии, данные, документы, знания и аналитические модели для выявление и решения проблем. Новое поколение BIS предлагает потенциал для значительного улучшения оперативного и стратегического ведения бизнеса для организаций различных размеров и типов.

В 90-х годах большинство крупных организаций были вовлечены в проекты хранилищ данных. Область этих попыток лежит от комбинирования множественных правовых систем до разработки средств пользовательского интерфейса для анализа и отчетности. Хранилище данных это основная структура, которая используется для генерации различных отчетов и анализов. В прошлом интеллектуальные ресурсы предприятия суммировались во множество недельных и месячных отчетов, которые имели тенденцию быть несвязанными между собой 

Две выдающиеся особенности нового поколения BIS – это интеграция и визуализация. Обычно информационный поток представляется менеджеру посредством графического изображения, называемого «приборной панелью». «Приборная панель» BIS выполняет те же функции, что и автомобильная приборная панель. А именно, она показывает ключевые показатели деятельности организации и альтернативы в приближенном к реальному времени и едином базисе. Некоторые специалисты BIS-индустрии утверждают, что «приборные панели» просто приятны для глаз менеджеров. Эта точка зрения предполагает, что эти системы просто очередное увлечение, которое продвигается консультантами и производителями. Хотя эти утверждения могут и иметь некоторые плюсы, основанные на «приборных панелях» интеллектуальные системы предприятия обеспечивают менеджерам доступ к мощным аналитическим системам и инструментам в дружественной пользователю среде. Кроме того, они способствуют поддержке обще-организационного анализа и комплексного принятия решений.

Первые «приборные панели» для администраторов в сущности пришли в организации где-то в 1985г. Мы называли их «административными информационными системами» в то время. И они имели ограниченный успех, поскольку были административными системами – председатель Merck’a имел бы их на своем столе – но тогда он бы и был ими. То, что мы видим сегодня, это управленческие «приборные панели», которые спускаются вниз по организации, предоставляя соответствующую информацию соответствующим менеджерам. В Southwest Airlines называли их «кокпитами», и они были специализированными, таким образом человек, ответственный за погрузку орешков на самолет, получал представление отличное от человека, ответственного за закупку реактивного топлива. Но они оба видели какие самолеты и где летают.

John Kopcke
Hyperion Solutions Corp.*

Обычно BIS разделяют на два основных типа: управляемые моделями и управляемые данными. Управляемые моделями системы склоняются к использованию аналитических конструкций, таких как прогнозирование, оптимизационные алгоритмы, моделирование, деревья решений, обработка правил. Управляемые данными системы имеют дело с хранилищами данных, базами данных и технологиями аналитической обработки в реальном времени (OLAP). Хранилище данных – это база данных, сконструированная для поддержки процесса принятия решений в масштабах организации. Хранилище данных может состоять из нескольких баз данных или «лавок данных» (хранилищ данных, ориентированных на определенную категорию пользователей). OLAP-технологии все больше и больше используются менеджерами для помощи процессу и для оценки хранилищ и лавок данных больших размеров.

Через пять лет 100 миллионов людей будут использовать инструменты для визуализации информации почти ежедневно. А продукты, в которых визуализация является одной из трех важных черт, будут приносить доход в $1 миллиард в год.

Ramana Rao, основатель и главный технический директор,
Inxight Software Inc.*

Сегодня существует постоянная потребность для более точного принятия решений по причине возрастания глобальной конкуренции. Вообще говоря, принятие решений должно быть основано на оценке текущих трендов, показателях производительности прошлых периодов и прогнозном планировании. Новые и улучшенные BIS продолжают появляться, чтобы удовлетворить эти сегодняшние требования.

В течение трех лет у пользователей появится спрос на приближенный к реальному времени анализ, связанный с их бизнесом – в той же самой манере, в которой они отслеживают котировки акций в реальном времени сегодня. Месячные и даже ежедневные отчеты не будут достаточно хороши. Интеллектуальные ресурсы предприятия будут более сфокусированы на вертикально-интегрированных отраслях и больше выдвинут на передний план прогнозирующие модели взамен запросов реального времени.

Thomas Chesbrough, исполнительный вице-президент
Thazar*

Разработки BIS

Производители BIS предлагают разнообразные новые системы, которые предоставляют необходимые связи и конечный пользовательский интерфейс для менеджеров для доступа и получения выборочной информации, такой как поведение конкурентов, отраслевые тренды и возможные альтернативные решения. Для повышения организационного признания и использования эти новые системы выделяют распределенное принятие решений, которое помогает усилить организационную видимость. Особое внимание уделяется пользовательскому интерфейсу, как выделено в следующем ниже списке стандартных удобств конечного пользователя:

• Фильтрация, сортировка и анализ данных
• Специально разработанные, предопределенные отчеты и шаблоны
• Предоставление возможности «перетащить и оставить» (drag and drop)
• Выдача таблиц и графиков с возможностью расшифровки
• Поддержка мультиязычности
• Генерация альтернативных сценариев

«Приборные панели»

Существует несколько подходов привязки принятия решений к хозяйственной деятельности организации. Например, в промышленной отрасли решения могут сосредотачиваться на оптимизации распределения ресурсов и сокращении отходов, как это поддерживается методологией Lean Manufacturing (эффективного производства). С точки зрения лица принимающего решения новые инструменты визуализации BIS, такие как «приборные панели» и «карты показателей», обеспечивают удобный способ просмотра данных и информации. Отображаемые результаты включают единичные показатели, графический анализ тренда, критерии мощности, географические карты, процентные доли, критические отметки и различные сравнения. Дизайн пользовательского интерфейса вида «приборных панелей» позволяет представить сложные отношения и показатели производительности в формате, который легко понимается и усваивается занятыми управленцами. Если более точно, то подобный дизайн интерфейса значительно укорачивает кривую обучения и таким образом повышает вероятность эффективного использования. На Рисунке 1 изображен пример дизайна «приборной панели».

Рисунок 1. Пример приборной панели 

«Карты показателей»

«Карты показателей» - это привычный пользовательский интерфейс, который помогает оптимизировать хозяйственную деятельность организации за счет связывания входов и выходов и внутренне и внешне. (Сбалансированная система показателей – Balanced Scorecards – это особая методология, связанная с моделью Нортона и Каплана). Для того чтобы быть эффективными, «карты показателей» должны быть связаны в поле зрения организации. Через небольшое количество лет различия между «приборными панелями» и «картами показателей» будут все больше смазываться, так как эти интерфейсы станут полностью интегрированными. Рисунок 2 иллюстрирует сегодняшний выбор BIS организациями.

Рисунок 2. Выбор BIS в управленческой сфере

«Приборные панели» включают хранилища данных и аналитические модели непосредственно в процесс принятия решений. Это последовательный процесс, основанный на постоянном сканировании окружающей среды и откликах текущих показателей производительности, например оборота материальных запасов. За графическим интерфейсом лежат поддерживающие аналитические системы, такие как статистический анализ для подтверждения данных, комбинированные алгоритмы прогнозирования и экспертные системы для анализа и рекомендаций альтернативных решений.

Важность обучения

Обучение на всех уровнях – это основное условие успешного внедрения BIS. Во многих процессах внедрения обучение проводилось в последнюю минуту и сводилось к простому объяснению как использовать систему для конкретных задач. Интенсивное обучение до, во время, и после внедрения системы помогает произвести изменение культуры необходимое для максимизации освоения во всей организации. Обучающие симуляторы представляют один подход и для улучшения применения системы и для повышения участия в капитале организаций.

В течение двух-трех лет компании откажутся от традиционных моделей проведения регулировок в бизнесе на квартальной основе. Вместо этого они будут использовать интеллектуальные ресурсы предприятия и инструменты управления производительностью для изменения стратегии в реальном времени, чтобы реагировать на изменения рынка.

Rob Ashe, президент и главный операционные директор
Cognos Inc.*

Некоторые существующие технические сложности, стоящие перед этой развивающейся индустрией, представлены ниже:

• Объединение моделей основанных на оптимизации с системами планирования ресурсов предприятия
• Разработка наблюдательно-ориентированного подхода к моделированию данных, который бы включал ручную и автоматизированную обработку
• Объединение поддержки принятия решений, управления знаниями и искусственного интеллекта в структуре хранилищ данных
• Разработка интеллектуальных агентов, которые могли бы использоваться для поддержки процесса принятия решений
• Разработка адаптивных и объединенных систем, которые бы использовали оценку и обратную связь для улучшения процесса принятия решений

В дополнение, распознавание речи предоставляет значительные возможности развития для улучшения интерфейса между компьютером и человеком. А именно, система с речевым интерфейсом позволила бы менеджеру увеличить объем потока информации для принятия решений, равно как и изучение более широкого круга применений неструктурированных решений.

В следующие два года возможности интеллектуальных ресурсов предприятия станут более демократичными, с гораздо большим числом пользователей на предприятии, использующих инструменты для получения большей видимости деятельности в своих областях бизнеса. Думайте об этом как об управленческих «приборных панелях» для «рабочих пчелок».

Steve Molsberry, ведущий консультант
Stonebridge Technologies Inc.*

Применения

Ниже выделены некоторые конкретные примеры, в которых «приборные панели» успешно применены для улучшения хозяйственной деятельности организации. За каждым пунктом следует ссылка, которая приведет вас на первоисточник.

• Управление местами в больнице – Сегодняшний кризис национальной системы здравоохранения обратил усиленное внимание на повышение продуктивности и снижение издержек. Две основные цели системы «приборных панелей» управления местами в больнице это оптимизация больничных мест и снижение времени ожидания службы неотложной помощи. Система состоит из нескольких модулей, которые включают модели и размещения на местах и добычи данных. Особые индикаторы включают прогнозы в реальном времени наличия больничных мест и предупреждения о вместимости. Во многих отношениях эта BIS похожа на диспетчерскую полетов для больничных коек. Например, она не только расписывает присвоение мест пациентам, но и облегчает перемещение пациентов из других палат.
• Оценка конфликта интересов – Ставя основной задачей привлечение нового клиента, много юридических фирм регулярно проверяют во всех отношениях организацию для выявления потенциального конфликта интересов. Исторически это требует большого количества человеко-часов с вероятностью совершения ошибок, которые могут значительно повлиять на оперативную деятельность. Эта система, основанная на «приборных панелях», которые соединяют юристов и персонал, автоматически проверяет записи об организациях, из чего следует снижение оперативных расходов и улучшенная производительность работников. Если быть более точным, то система снизила время проведения проверки на конфликт на 75%.
• Управление развитием продукта – Исторически измерение деятельности по текущему развитию продукта или услуги (Product Development – PD) было или хитом или упущенным предложением. Это противоречие часто приводило к значительным перерасходам, а в некоторых случаях и к полным неудачам. Оценка времени цикла развития продукта критична для любого эффективного процесса оценки. Типичная система «приборных панелей» для PD создана для представления результатов на дату, равно как для представления последующего потенциального успеха или провала. Управляемость проекта – один из показателей PD для «приборной панели». Прибор показывает долю выпуска новых продуктов, которые вышли по расписанию и уложились в бюджет. Другой стандартный показатель для «приборной панели» – доля продуктов/услуг, которые получили благоприятную оценку в отраслевом журнале. Дополнительно, «приборная панель» должна иметь возможность выявления благоприятных возможностей для нового продукта/услуги.
• Управление финансами – Многие финансовые и инвестиционные организации пришли к выводу, что для них важно иметь обновления в реальном времени значений ключевых показателей деятельности, таких как доход и прибыль, для того чтобы оставаться конкурентоспособными на современном рынке. Традиционно многие организации полагаются на квартальные отчеты как обеспечение процесса принятия решений, практика, которая часто приводит к неравномерному результату. Финансовая «приборная панель» предоставляет интегрированный и в реальном времени обзор деятельности, который может быть прямо связан с бизнес-моделью. Основные метрики включают балансовые отчеты, отчеты о доходах и деятельность конкурентов. Дополнительно «приборная панель» может изображать предупреждения о выявлении негативных трендов, которые требуют немедленного внимания.

Каждое из этих применений было развито на основе хорошо продуманной стратегии интеллектуальных ресурсов предприятия.

Создание стратегии интеллектуальных ресурсов предприятия

Разработка эффективной стратегии интеллектуальных ресурсов предприятия определяется тремя важными элементами: осознанной ценностью, принятием в организации и эффективным затратным решением. Разработка стратегии BIS должна быть связана со специфичными целями хозяйственной деятельности организации и оперативными задачами. Примеры последних включают увеличение удержаний клиентов и снижение текучки ключевого персонала. Предлагаемое решение должно быть адаптивным, масштабируемым и возможным. Часто разбитое на несколько этапов внедрение BIS является лучшим решением, так как склонно к снижению риска как и к повышению принятия внутри организации. Подобный подход позволяет проверить элементы системы перед развертыванием ее в целом.

В следующем ниже списке представлены основные этапы разработки эффективной стратегии BIS.

• Установите цели BIS (А именно: что вы хотите, чтобы система делала?)
• Оцените существующие возможности поддержки внутри организации, включая существующую архитектуру системы
• Проведите анализ разрывов на существующей системе данных, включая время ответа.
• Определите альтернативные технические решения
• Разработайте график внедрения
• Проведите в организации встречу для получения идей и для подготовки культурного климата к изменениям
• Определите необходимость в аутсорсинге

Аутсорсинг части или всего процесса внедрения может иметь значительные выгоды для организации с ограниченными внутренними техническими возможностями или с уже загруженным отделом IT. Аутсорсинг также приносит последние технологические разработки. Первым шагом при рассмотрении аутсорсинга является оценка внутренней инфраструктуры организации. Эта оценка важна, так как внедрение BIS может стать очень затратным в зависимости от того, разрабатывается ли она внутри или же по аутсорсингу. Начальные инвестиции по разработке BIS лежат в пределах от $1 миллиона до $20 миллионов и больше, в зависимости от целей организации, существующих возможностей информационной системы и предполагаемого количества пользователей. Ежегодные расходы на функционирование системы могут быть часто равны значительной части начальных инвестиций.

Таблица 1 представляет список выбранных производителей BIS. (Этот список не подразумевает предпочтение какому-либо определенному производителю. Здесь представлены просто примеры.) Обычно хорошим началом процесса выбора является разработка запроса на предложение. Есть несколько стандартных форматов таких запросов, доступных через Интернет. Получение множества предложений гарантирует как конкурентную среду, как и служит форумом для генерации новых идей и технических подходов. Держите в голове, что только 50% всех ИТ-проектов завершились в рамках бюджета и отведенного времени. Внимательное изучение рекомендаций, предоставленных производителем, является важным.

Таблица 1. Выбранные производители BIS

Заключение

• Использование BIS среди большинства организаций в процессе повышения как результат растущего давления со стороны глобальной конкуренции. Улучшенная дружественность пользователю посредством использования графических интерфейсов является основной характеристикой новых поколений BIS. А именно, менеджеры требуют системы с интерактивным интерфейсом, таким как «приборные панели», которые легки для понимания и использования. Организационная интеграция представляет собой другую важную характеристику BIS.
• Существующие проблемы в отрасли включают улучшение интеграции систем и разработку объединенных и адаптивных систем, которые соединяют обратную связь и оценку автоматически в процесс принятия решения. Более конкретно, распознавание речи в реальном времени представляет собой новую технологию для улучшения интерфейса между человеком и компьютером, что важно для использования менеджерами на всех уровнях.
• Разработка стратегии BIS включает три ключевых элемента: осознание ценности, принятие в организации и эффективное затратное решение. Разработка стратегии BIS должна быть связана со специфичными целями хозяйственной деятельности организации. С тщательно разработанным планом организации могут достичь значительных улучшений в производительности и проникновении на рынок.
• Постоянное обучение менеджеров важно для обеспечения последовательного эффективного использования BIS. Симуляция – одна из обучающих стратегий, которая обеспечивает эффективную и динамическую структуру для представления и поддержки новых приложений BIS. Многие организации должны рассматривать аутсорсинг для внедрения своей стратегии BIS. Начальные инвестиции по разработке BIS лежат в пределах от $1 миллиона до $20 миллионов и больше, в зависимости от конкретных требований к функционированию.
• Некоторые потенциальные барьеры для внедрения включают в себя провал в установлении жизнеспособных показателей деятельности, неудачу в организации достаточного обучения после внедрения и недостаток капитала организации.

* Цитаты из «Будущего интеллектуальных ресурсов предприятия», Computerworld.com